A governança do time é o sistema pelo qual os times são acompanhados, monitorados e incentivados, envolvendo diretamente todos os integrantes.
Muitas vezes por estar com o time o tempo todo, achamos que não seja necessária uma governança formal e regular, por isso, normalmente não implementamos um padrão de reuniões com data, hora e agenda definida, muito menos que elas sejam regulares.
Porém, posso afirmar que isso é um pensamento equivocado, ter uma governança nos ajuda a ter mais resultados e contribui para a formação de um time de alta performance.
Esta governança pode ser um processo simples e com ferramentas que já, na maioria das vezes, temos a mão (planilhas, e-mail, ferramentas de anotação, …), com isso nem são necessários custos adicionais, apenas vontade de ter mais resultados !
Em toda esta minha vivência nesta indústria vital, montar uma governança me ajudou a reverter cenários onde assumi desafios de projetos que estavam em um cenário problemático, e vocês ficarão impressionados como os times, que até então faziam parte do problema, se engajam para reverter o cenário a partir do momento que você como líder, mostra que existe um caminho e está comprometido com esta missão.
Eu tenho uma premissa que todos querem ser bem sucedidos, ninguém gosta de fazer parte de um problema, todos querem ser parte da solução e todas as vezes que entrei em um cenário deste, percebi que o que faltava era apenas alguém que visse todos como vencedores e que mostrasse o caminho, pode até ser que se tenha alguns um pouco mais resistentes, porém, é impressionante como a maioria das pessoas querem contribuir para o sucesso, o que o líder tem que fazer é engaja-los.
Como citei anteriormente, o item principal da governança são as reuniões de cadência que você deve ter com o seu time, seguem abaixo alguns benefícios que temos ao usar esta ferramenta:
- Esta cadência permite identificar problemas no início: Permite que todos fiquem sabendo de um problema que está nascendo e possam contribuir com a solução. Por muitas vezes, nos surpreendemos com a solução sugerida por um componente do time de uma área, que às vezes não tem relação direta com a ação e de onde não esperávamos a solução, já passei por situações assim, onde tivemos uma solução extremamente criativa, simplesmente pelo fato da pessoa ter um olhar de fora do problema e vendo de um ângulo diferente de quem já estava imerso na preocupação, para mim isto se chama DIVERSIDADE!
- Compartilhar pontos de atenção para o dia, semana e/ou mês e assim todos ficam sabendo. Por incrível que pareça, isto já me salvou algumas vezes, pois ao compartilhar a existência deste evento importante, foi possível descobrir a relação com outras áreas, que até o momento, não tínhamos mapeado e durante a reunião, alguém que ao ficar sabendo do evento, questionou se tínhamos envolvido tal área.
- Ajuda na integração do time, uma vez que é uma oportunidade de todos os integrantes estarem juntos e terem um momento de socialização.
- Ajuda na gestão do tempo de todos, em muitos momentos somos interrompidos durante o dia, por liderados que desejam passar alguma informação e / ou fazer algum questionamento, uma vez que você tenha uma cadência de reuniões em sua governança, estas questões que em sua maioria não são urgentes, ficam reservadas para serem tratadas nas reuniões, o que contribui para melhor performance de todos, uma vez que temos menos interrupções durante o dia.
Agora que mostrei a importância e os benefícios de termos as reuniões de cadência, seguem abaixo algumas dicas de como preparar as suas reuniões:
- Defina indicadores a serem acompanhados: Normalmente são os itens contratuais, no caso de um contrato de prestação de serviço, como SLAs e KPIs contratados.
- Defina quais indicadores serão acompanhados diariamente, semanalmente e mensalmente.
- Cuidado para não ser cansativo, seja efetivo, não transforme o acompanhamento de indicadores, algo desgastante para o seu time, faça uma análise prévia dos indicadores e trate nas reuniões apenas os desvios e/ou potenciais desvios.
- Defina reuniões de cadências: Defina um padrão de reuniões diárias, semanais e mensais, com data e hora recorrentes.
- Defina uma pauta fixa para as suas reuniões de cadência. Ter uma pauta fixa e divulgada para o time ajuda na eficiência das suas reuniões, pois assim, você guia o que se deve tratar na reunião, mantendo o foco e permitindo que os participantes se preparem.
- Permita participação do time: Coloque sempre ao final da pauta um tópico de itens gerais, onde os participantes possam colocar assuntos que eles entendam que sejam relevantes para ciência de todos.
- A reunião diária não deve ser longa, é um ponto de acompanhamento de status e pontos de atenção das últimas 24h e para o dia que está iniciando, ideal que seja de 15 minutos e não ultrapasse 30 minutos.
- Sempre ao final de cada reunião, envie para todos os participantes as anotações do que foi falado, não precisa ser uma ata complexa, você ou algum participante pode fazer as anotações em tópicos em um e-mail mesmo, defina um modelo simples, o mais importante é a distribuição da informação, não a beleza da ata.
Estipular um padrão de cadências irá fomentar a integração do time e transformar todos em um time de alta performance com mais resultados!
