Entrevista concedida pelo CEO da IncessanteMente, Tiago Almeida, ao PME NEWS, edição de Novembro de 2025 – Tema: “Gestão de Mudanças nas PMEs”.

PME NEWS – O que torna a gestão de mudanças um desafio nas pequenas e médias empresas?

Tiago Almeida – Na minha experiência, o desafio das mudanças em PMEs vem, antes de tudo, do fato de que essas empresas têm uma estrutura muito enxuta. Muitas vezes, são pouquíssimas pessoas; o próprio dono faz de tudo e acaba sobrecarregado, o que já torna qualquer mudança um peso adicional.

Além disso, existem dois grandes problemas que aparecem com frequência:
A mudança, na maioria das vezes, é feita com base no feeling do dono ou da liderança, sem uma abordagem técnica, sem um diagnóstico claro da situação atual. Mesmo quando se deseja fazer algo mais estruturado, faltam dados, histórico e registros confiáveis para tomar decisões mais seguras.

Essa combinação: falta de tempo, sobrecarga e ausência de dados, torna o cenário mais desafiador. A mudança, então, deixa de ser uma decisão planejada e vira uma tentativa de apagar incêndios, o que raramente gera bons resultados.

PME NEWS – Quais são os primeiros passos para implementar uma mudança com sucesso em uma PME?

Tiago Almeida – Tudo começa com clareza sobre o que se quer mudar. O primeiro passo é entender bem qual é o problema, fazer um bom diagnóstico. Muitas mudanças fracassam não porque foram mal executadas, mas porque estavam tentando resolver o problema errado.

Depois disso, é preciso definir um objetivo concreto e mensurável. Por exemplo: não adianta dizer “quero melhorar o atendimento”; é preciso dizer “quero reduzir o tempo de resposta de 48h para 24h”.

Outro ponto essencial é envolver a equipe desde o início. Em empresas pequenas, as relações são mais próximas, e isso pode ser uma vantagem, mas também exige mais cuidado. Quando o time participa da definição do problema, ele passa a enxergar sentido na mudança.

E, por fim, talvez o mais importante, não tente mudar tudo ao mesmo tempo.

Escolha uma mudança só. Trate isso como um projeto, com início, meio e fim. Execute, aprenda com a experiência e só então passe para a próxima mudança.

PME NEWS – Como a comunicação interna influencia o sucesso das mudanças?

Tiago Almeida – A gente acabou falando disso de forma indireta em outras respostas, mas esse ponto merece destaque.

A melhor forma de conduzir uma mudança é por meio de um projeto profissional. E dentro de um projeto bem conduzido, existe um elemento fundamental: o plano de comunicação.

Esse plano não se limita a dizer “em que fase do projeto estamos”. Ele garante que:

• As trocas aconteçam nos momentos certos;
• As pessoas recebam as informações e recursos de que precisam no momento adequado;
• E quem é impactado pelo projeto entenda o que está acontecendo.

Quando a mudança é feita sem esse tipo de comunicação, o resultado é confusão, ruído, resistência e, muitas vezes, desgaste desnecessário. Quando a comunicação é bem feita, ela reduz o desconforto e aumenta significativamente a chance de sucesso do projeto.

PME NEWS – Como equilibrar inovação e continuidade nas empresas de menor porte?

Tiago Almeida – A primeira coisa é entender o que é, de fato, inovação.

Inovação não significa criar algo totalmente novo; significa implementar uma solução nova para o seu contexto. Pode ser uma ideia antiga, um método conhecido, algo que já foi usado em outra empresa — mas, se você está aplicando pela primeira vez no seu negócio, isso é inovação.

E, quando a gente compreende isso, entende também que nem toda inovação precisa ser grande. Em empresas pequenas, inovação pode (e deve) começar pequena.

O equilíbrio entre inovação e continuidade passa por dois princípios simples:

• Testar em escala menor antes de escalar.
  Uma empresa com cinco funcionários não pode parar tudo para testar uma ideia. Então, teste com uma pessoa, por um dia, com o mínimo de impacto possível. Se funcionar, amplie.
• Evitar rodar muitos projetos ao mesmo tempo.
  Em empresas grandes, é comum ter vários projetos simultâneos. Mas, em PMEs, o ideal é uma mudança por vez — planejada, executada e concluída. A pressa de mudar tudo de uma vez só costuma atrapalhar mais do que ajudar.

PME NEWS – Pode citar um exemplo de PME que conduziu bem um processo de mudança?

Tiago Almeida – Sim. Um exemplo concreto foi um projeto em que participamos com uma empresa de tecnologia que precisava implementar uma solução de SLA (Acordo de Nível de Serviço).

O desafio era o seguinte: essa empresa firmava, com seus clientes, um compromisso de prazo para responder chamados técnicos, de acordo com a gravidade do problema. Se não cumprisse o prazo, seria penalizada financeiramente.

Isso representava uma mudança drástica para o time técnico, que até então não operava sob esse tipo de pressão por tempo. Era uma equipe de cerca de 25 pessoas, que já fazia um bom trabalho, mas agora teria uma nova régua de desempenho.

A condução dessa mudança foi feita com maestria. Primeiro, uma pessoa do próprio time foi treinada profundamente sobre a nova metodologia. Foi ela quem apresentou o modelo aos colegas e não a liderança. Isso gerou identificação, antecipou objeções e aumentou a confiança da equipe.

Depois, fizemos um piloto com uma única célula de atendimento (quatro pessoas), focada em um cliente específico. Só após rodar, ajustar e validar o modelo com esse grupo é que expandimos para os demais.

O projeto durou cerca de sete meses e mostrou que, mesmo em empresas pequenas, é possível conduzir mudanças complexas com técnica, escuta e respeito ao ritmo da equipe.

PME NEWS – Quais competências o líder precisa desenvolver para ser um agente de mudança?

Tiago Almeida – Para mim, são três competências principais:

1. Conhecimento em gerenciamento de projetos.
   Mesmo que seja o básico: saber definir bem um problema, estruturar um plano de ação, organizar riscos, marcos e objetivos. Tudo isso ajuda muito. Todo líder que quer conduzir mudanças precisa saber um pouco disso.
2. Capacidade de comunicação.
   Saber se comunicar com o time, com os clientes e com fornecedores. Comunicar de forma clara, honesta e estratégica, de um jeito que as pessoas entendam o que está acontecendo e por que está acontecendo.
3. Capacidade de leitura — especialmente de pessoas.
   O líder precisa perceber o que as pessoas estão sentindo, o que valorizam, o que temem. Já vi projetos que deram tudo certo tecnicamente, mas não geraram nenhuma mudança real porque não responderam a uma necessidade genuína do time.

Ou seja, ser um agente de mudança exige técnica, sim, mas exige também sensibilidade.

E essa combinação é o que transforma boas ideias em transformações reais.