Esta coluna é destinada a entrevistas com especialistas, gestores, executivos e empresários de destaque.
Segue a entrevista de Luis Rizo, diretor da Evoluir Agora.
PME NEWS – Muitas pessoas reclamam que estão sem tempo. Mas o dia possui 24 horas e é a mesma duração para todos. O problema realmente está no tempo?
Luis Rizo – Como já dizia Leonardo da Vinci “O Tempo dura bastante para aqueles que sabem aproveitá-lo”. E se seguirmos os conceitos bíblicos, as pessoas possuem o livre arbítrio. E, neste caso, a gestão do nosso tempo depende apenas de nós.
Sendo o tempo o mesmo para todos, então o que diferencia as pessoas bem sucedidas das que não são e, pior, atribuem o insucesso à falta de tempo? A resposta é clara. As pessoas de sucesso sabem administrar bem o seu tempo em atividades importantes, que as levam a alcançar seus objetivos de vida e, consequentemente, apresentam como retorno os resultados esperados.
PME NEWS – Como a pandemia influenciou na gestão do tempo das pessoas?
Luis Rizo – Com o novo cenário, não tivemos opção e fomos conduzidos ao isolamento social. Diante disso, é importante adotar duas ações: Manter o FOCO e ter um PLANEJAMENTO das atividades.
As pessoas precisaram transformar suas casas em novo local de trabalho, o que causou um aumento de distrações. A grande dica é manter o foco na atividade e, para isso, organizar bem o tempo é fundamental. Fazer um planejamento com dias e horários específicos para todas as atividades, compartilhar e acordar este planejamento com todos os envolvidos ajudará e será muito importante para que se consiga cumprir todas as atividades e atender as necessidades das pessoas envolvidas.
Alguns imprevistos acontecerão e é normal, pois o plano em geral tem uma margem de variação de 30% quando surgirão urgências e atividades circunstanciais e que não é um problema em si, se conseguirmos ter 70% de sucesso do planejamento.
Se for possível, ter uma área específica para cada tipo de atividade pode ajudar a manter o foco. Por exemplo, evitar trabalhar no mesmo espaço onde você relaxa, como o sofá, poderá ajudar na sua concentração e foco; use o sofá para atividades de lazer ou relaxamento em geral, e ter uma área dedicada às atividades de trabalho ajuda o seu subconsciente a não perder o foco.
PME NEWS – Como ser mais produtivo no trabalho e sem stress?
Luis Rizo – Para ser mais produtivo no trabalho e ter menos stress, é necessário dar prioridades para as atividades importantes, pois essas atividades são as que trazem resultados para você, os quais podem ser a entrega de uma tarefa que precisa ser concluída, ou mesmo um projeto mais complexo com muitas tarefas. O maior problema é que em muitos casos acabamos dando prioridade para as atividades urgentes ou circunstanciais. As atividades que aqui chamamos de urgentes são as que não temos mais prazo para executar e que se não forem executadas de imediato, teremos algum problema. Agora, um ponto muito interessante, quando avaliamos estas atividades urgentes, é que em sua maioria um dia eles foram uma atividade importante e que tínhamos um prazo para executar de forma planejada, porém, por falta de planejamento ou procrastinação, ela virou urgente. Como precisamos executar as atividades urgentes de imediato, sem tempo para planejar, elas acabam impactando na execução de uma outra atividade importante que, mais tarde, por não ter sido executada, tonar-se-á uma atividade urgente e assim virará um ciclo vicioso, no qual vivemos uma vida de bombeiro, sempre apagando incêndio!
Outro ponto para se tomar cuidado está associado às atividades circunstanciais e podemos chamá-las de perda de tempo, pois elas não contribuem em nada para os nossos resultados. E se assim mesmo contribuírem serão para os resultados de outras pessoas e não os nossos. E neste caso é importante saber dizer não para quem estiver solicitando a você.
PME NEWS – A tecnologia é uma aliada ou é uma ladra do tempo?
Luis Rizo – Tudo pode ser usado para o bem ou para o mal, de fato, como eu coloco no meu curso de gestão do tempo, não são as coisas que roubam nosso tempo e sim as nossas atitudes.
No passado, por exemplo, tínhamos a TV, que foi rotulada como um grande dreno de tempo e que iria “emburrecer” as pessoas, porém, em relação à TV penso que foi uma tremenda ferramenta de disseminação de informação e entretenimento e que desde a primeira que foi inventada, até o modelo mais moderno que podemos ter hoje, pois ela sempre teve o botão de desligar ! É isto mesmo, voltamos ao que citei anteriormente, nós temos escolha! Lembra-se do livre arbítrio? Pois é, não são as coisas que roubam nosso tempo, são as nossas atitudes!
Trazendo para o momento atual, as redes sociais podem ser uma grande ferramenta de democratização da informação, pois agora, não dependemos de um editorial para definir quais e como as informações serão divulgadas, isto é um tremendo avanço, porém, tem um efeito colateral sobre a qualidade do que é publicado, este é o nosso atual desafio, selecionar a informação de qualidade.
Sim, as ferramentas são ótimas, então qual é o problema? Como falei anteriormente, é a nossa atitude, você não pode usar estas tecnologias como atividades circunstanciais, o que se aplica para a TV também! Usar essas ferramentas como uma atividade que não contribui para alcançar seus objetivos e aí um dos problemas que gosto de citar é o excesso de lazer, pois, muitas vezes, as atividades circunstanciais são excesso de algo. Você ficar acompanhando grupos que não te agregam, usar como momento de lazer para ver coisas engraçadas, até pode ser uma opção, ter lazer é importante, o problema é o excesso de lazer, você não pode consumir horas ininterruptas com redes sociais e séries de TV em detrimento de fazer atividades importantes!
PME NEWS – O que fazer para nos mantermos sempre produtivos?
Luis Rizo – A primeira coisa que precisamos pesar é: Manter-se produtivo para quê?
Isso mesmo, para quê? Isso significa que devemos ter um objetivo a ser conquistado. Anteriormente citei o quão precisamos priorizaras atividades importantes, porém o que é importante para você? Sendo assim, é necessário responder essas questões; e como fazemos isto? A reposta é: Se autoconhecendo!
O autoconhecimento é o ponto de partida para muitos itens que hoje estão cada vez mais em destaque e que as pessoas atualmente entendem ser necessário para uma vida melhor, como a inteligência emocional, o propósito e até mesmo a felicidade.A grande ferramenta para alcançar é a gestão do tempo em si, que também se alimenta dessas questões, criando assim um ciclo positivo que nos impulsiona para um futuro de realizações. Em outras palavras, com o autoconhecimento conseguimos definir o porquê lutar e tendo um objetivo, sabemos para onde queremos ir e então conseguimos definir o caminho!
Se você sabe o que deseja, consegue montar um caminho a ser seguido; este desejo será o combustível para você seguir dia após dia, dando prioridade para as atividades que te levarão para a conquista do seu objetivo, ou seja, as atividades importantes!
PME NEWS – Por que muitas vezes as pessoas mesmo sabendo o que precisam fazer não o fazem?
Luis Rizo – Uma forma de responder esta questão é falar de procrastinação, pois ela é um grande inimigo dos resultados e, neste caso, é necessário avaliar o que está acontecendo. Em muitos momentos a pessoa procrastina por não ter a devida motivação para executar aquela ação e por isso é importante ter o autoconhecimento e a definição de objetivos e metas, pois se a pessoa não sabe por que fazer a atividade, ela não terá o desejo de aplicar energia para fazer e dessa maneira será desviada por menor que seja a distração.
Um outro ponto está associado ao medo de fazer algo novo ou acabar desencadeando algo que retirará a pessoa da sua atual zona de conforto. E para superar este medo, a pessoa precisa de coragem. Ter um objetivo claro em mente ajudará a gerar uma motivação interna forte para enfrentar os medos e entrar em ação para conquistar os seus objetivos.
Outra dica importante é de fechar os drenos, ter consciência de que as redes sociais e TV podem vir a ser drenos de tempo, se não forem bem usadas. Não seja dominado por estes drenos e assuma o controle da sua vida!
PME NEWS – Cite algumas técnicas usadas para se administrar melhor o tempo.
Luis Rizo – Separe as atividades em dois tipos, as que não possuem data e hora definidos e as que possuem, o primeiro tipo irá para uma lista de tarefas e o segundo para uma agenda.
Para fazer esta gestão é muito importante que você tenha uma ferramenta, seja meios digitais como softwares em computador ou celular (usando a tecnologia de forma positiva) ou até mesmo em papel, não importa, o que você não pode fazer é ficar com estas informações “de cabeça”, pois assim você incorre em dois problemas: O primeiro é que a sua memória não conseguirá armazenar e gerenciar tudo e você vai acabar esquecendo e confundindo os dados. O segundo é que para tentar manter isto ativo na sua memória, o seu cérebro consumirá muita energia e vai perder o foco. Ao utilizar uma “memória auxiliar”, o seu cérebro será liberado para focar em outras coisas.
Neste caso não é uma técnica, mas sim uma dica importante: Desative as notificações que não te ajudam, seja de app de celular, e-mail e agenda, pois nem todas estas notificações são produtivas. Inclusive, as notificações de redes sociais e grupos, boa parte só serve para tirar o seu foco, são informações que em sua maioria, você poderá verificar depois, ou mesmo nem verificar, que não irão fazer diferença para você.
No trabalho precisamos ter cuidado quanto ao uso do e-mail, também recomendo que você desative as notificações e tenha momentos para verificar as mensagens. E-mail não é mensagem instantânea, então não precisa ser lido nem respondido dessa forma. Alinhe com as pessoas que, se desejarem uma ação imediata, elas deverão usar meios online como, por exemplo, uma ligação telefônica.
