Um estudo realizado pela empresa de tecnologia Capterra em parceria com o Gartner apontou que seis em cada dez (61%) das PMEs entrevistadas utilizam o programa Microsoft Excel ou outros serviços de planilhas para sua gestão contábil. A pesquisa ouviu 298 profissionais de contabilidade ou responsáveis por ela no comércio, serviço ou indústria entre outubro e novembro de 2019.
Mas você deve estar se perguntando: Eu já uso ERP, CRM e BI na empresa, por que vou precisar do Excel?
Essa é uma ótima pergunta, porém a proposta do uso do Excel não é de substituir essas soluções, mesmo porque ele surgiu antes. A realidade é que eles podem trabalhar juntos e o Excel é e será bastante utilizado principalmente no cenário das empresas de pequeno e médio porte, conforme sinaliza a pesquisa que mencionei.
Nas empresas em que presto consultoria, no decorrer desses anos, percebi alguns fatores que justificam a preferência pelo uso das planilhas pelos profissionais que atuam nas mais diferentes áreas, do administrativo à área de negócios, conforme descrevo a seguir.
Manter as Finanças em Ordem:
As planilhas do Excel podem proporcionar uma visão resumida e também detalhada das finanças da empresa. É muito frequente seu uso no controle da receita e despesa, o fluxo de caixa em si, controle de estoque, dentre outros. Elas ajudam bastante os tomadores de decisões e estrategistas das empresas, com gráficos, figuras e aplicação de “Dashboards” que facilitam a interpretação, a visualização e análise dos dados.
Custo mais baixo:
Os custos incorridos da utilização de planilhas geralmente são baixos e o treinamento de pessoal e a implantação são acessíveis. Mesmo que seja necessária a contratação de uma empresa especializada ou de um profissional para criar as planilhas mais personalizadas, o investimento não costuma ser caro e o melhor é que não costumam ser recorrentes.
Flexibilidade:
Cito um exemplo que ocorreu recentemente comigo. A diretoria solicitou-me um relatório e percebi que os números gerados pelo sistema não batiam. Ao ligar para o TI, o SLA (Service Level Agreement, traduzindo no linguajar de mercado, “o tempo de resposta”) não atenderia a tempo, pois o relatório deveria ser entregue antes do meio-dia, e o relógio marcava 11:30. Ou seja, eu estaria totalmente “engessado” e dependente de outro departamento. Como em paralelo eu tive acesso à planilha em Excel, consegui “ajustar” rapidamente os dados e enviei o relatório dentro do prazo. E no período da tarde, eu consegui acionar o suporte de TI que entrou em contato com o fornecedor e identificaram a causa e posterior atualização do dado no sistema.
Reforço a tese de que, esteja o negócio em fase inicial ou bem estabelecido de uma empresa, seja ela, pequena, média ou grande, o uso das planilhas em Excel poderá agregar valor, que servirá de apoio importante aos sistemas. Contribuindo ainda mais nas análises e decisões assertivas para o sucesso do negócio.
