O Ritmo Acelerado das PMEs e a Busca por Soluções
É comum ouvir empreendedores, líderes de área e gestores utilizando a expressão “estou só apagando incêndio”. Ao me deparar com essa afirmação, a primeira reflexão que faço é se esse cenário representa uma situação momentânea, gerada por um evento isolado, ou se reflete uma questão cultural. A segunda reflexão recai sobre a natureza desses “incêndios”: seriam eles frutos de um evento externo à organização ou teriam sido provocados por situações internas, como uma ponta de cigarro jogada em uma lixeira?
Toda pequena e média empresa (PME) possui espaço para melhorias. Em geral, seus líderes anseiam por crescimento — o que implica na realização de mudanças constantes. No entanto, a busca incessante por níveis mais elevados pode gerar uma cultura de “incêndios” sucessivos, ora criados por falhas internas, ora por situações externas para as quais a organização não estava preparada.
Atualmente, observa-se uma proliferação de “soluções mágicas”: “Você precisa automatizar…”, “Essa ferramenta não funciona!”, “Falta treinamento…”, “Redes sociais são o futuro!”, “Sem inteligência artificial, não dá!”. Cada um vociferando seus argumentos para convencer os tomadores de decisão de que sua visão é a salvação, quase como pregadores nos corredores da administração de empresas.
Em vez de uma nova solução milagrosa, neste artigo, proponho um retorno às bases: o gerenciamento de projetos.
Sua PME Já Faz Projetos (Mesmo Sem Chamar Assim)
Quando falo de gerenciamento de projetos com gestores de PMEs, as reações em geral se dividem entre aqueles que entendem projetos como algo caro e desnecessário para pequenas empresas, e aqueles que não tiveram contato com essa disciplina e possuem a definição do senso comum — ou seja, veem projeto como um empreendimento, uma ideia ou um desejo.
A definição de projeto clássica na administração de empresas, no entanto, é: “um esforço temporário, com início e fim definidos, para criar um produto, serviço ou resultado único e específico.”
Por essa definição, PMEs fazem isso o tempo todo: no lançamento de um novo produto, na troca de sistema, reforma, inauguração de uma nova unidade.
A questão é: com que frequência esses projetos chegam ao sucesso dentro do prazo, do custo e das especificações iniciais? Em quantos deles o líder conseguiu atingir o objetivo sem um grande desgaste emocional e um peso enorme?
As técnicas profissionais de gerenciamento de projetos existem justamente para trazer essa tão sonhada leveza.
Os Custos Imensuráveis do Improviso na Gestão
O gerenciamento de projetos profissional oferece metodologias e ferramentas para aumentar — e muito — a chance de sucesso do seu projeto, dentro dos parâmetros esperados. E isso é tão importante quanto atingir o alvo.
Certa vez, um cliente — uma empresa de pequeno porte que produz lustres, luminárias e produtos de design para iluminação — tinha como objetivo reduzir o custo de uma determinada linha de produção responsável por uma peça específica.
Já havia tentado realizar vários testes, trocado funcionários, mudado processos, e nada havia gerado o efeito desejado.
Neste caso específico, utilizamos o framework DMAIC da metodologia Lean Six Sigma, e duas ferramentas foram cruciais: o mapa de fluxo de processos e o diagrama espaguete.
Munidos dos resultados, pudemos implantar uma mudança simples no layout da linha de produção, alterar a escala e a rotina de manutenção das máquinas, causando uma redução de 15% no custo dessa linha. Como efeito colateral, aumentamos em 5% a capacidade de produção.
Quanto mais dinheiro esse líder poderia ter perdido tentando encontrar a solução sem as ferramentas e metodologias adequadas? Difícil responder.
Seis Passos para Fazer o Gerenciamento de Projetos (Contexto PME):
Independentemente da metodologia ou das ferramentas que você escolherá para gerir seu projeto — e acredite, são muitas — existem alguns passos essenciais. Eles constituem o framework que utilizamos em todos os nossos projetos antes de sairmos executando o que está em nossa cabeça. São eles:
– FOTO A – Análise do cenário atual e registro detalhado desse cenário. Você precisa saber de onde está saindo antes de traçar uma rota até o seu destino.
– FOTO B – Objetivo. Definir com clareza onde deseja chegar ajuda a manter o foco sem se desviar pelo caminho e a estabelecer parâmetros de qualidade para o projeto.
– Análise de Riscos – Trata-se de listar todos os principais ofensores ao sucesso do projeto, estabelecer ações para impedir ou diminuir a probabilidade de ocorrerem, bem como ações caso o risco se concretize.
– Milestones / Macrocronograma – Mesmo que não seja possível detalhar cada atividade do projeto, você precisa ter uma ideia das grandes etapas que vão levar você da FOTO A até as FOTO B. Todo cronograma pode ser escrito em termos de 5 a 8 milestones.
– Recursos – A essa altura, você já terá uma visão bem mais madura do seu projeto e poderá iniciar a lista de recursos, sejam eles pessoas, maquinários, licenças de software, matéria-prima, enfim, tudo aquilo que será necessário para fazer o projeto andar.
– Controle – Nesse ponto, vamos definir que ferramentas serão utilizadas para controlar o projeto quanto ao custo, prazo e qualidade das entregas. Exemplos: cadernos com registro de notas fiscais, listas de tarefas, reuniões semanais ou diárias, sistemas como Trello, Jira e ClickUp, cronogramas etc.
Esses seis passos já foram utilizados por empresas formadas por duas pessoas até empresas de médio porte com faturamento de milhões por mês — sempre com sucesso.
“Não Sei Gerenciar Projetos de Forma Profissional. E Agora?”
Talvez você esteja pensando: “Eu não sei fazer isso. Está muito complexo.”
Existem pelo menos três caminhos para resolver um gap de conhecimento na PME, a depender da robustez financeira, da quantidade de funcionários e da maturidade de processos:
– O caminho mais rápido, com custo mediano – Contratação de uma empresa especializada em projetos, de preferência do seu nicho. A vantagem está na experiência e nos recursos técnicos que a consultoria traz. A desvantagem é que, ao fim do projeto, sua empresa continua dependente de ajuda externa. Funciona bem quando os projetos são muito grandes para o seu time absorver sozinho.
– O caminho de velocidade mediana e custo alto – Contratar um funcionário com experiência em gerenciamento de projetos, capaz de atuar como multiplicador do conhecimento. Aqui, você promove uma transformação na cultura da empresa, mas o custo pode ser elevado, pois profissionais qualificados nessa área tendem a ter salários mais altos.
– O caminho mais lento e de custo mais baixo – O próprio gestor assume o compromisso de aprender sobre gerenciamento de projetos de forma profissional. Se não há urgência, esse pode ser o melhor caminho. Ele demanda tempo, mas garante que a transição aconteça de forma gradual, alinhada à cultura da empresa e permitindo que futuras contratações sejam feitas de forma mais consciente.
Conclusão:
Um Convite à Ação e à Transformação
Se você já tentou crescer sua empresa e acabou se sentindo sobrecarregado ou frustrado com o improviso, saiba que isso não é sinal de fracasso — é sinal de que chegou a hora de mudar a abordagem. Gerenciar projetos de forma profissional não é um luxo das grandes corporações: é uma necessidade estratégica para PMEs que desejam crescer com consistência e sustentabilidade. O primeiro passo pode ser pequeno, mas precisa ser dado.
